Office365でoutlookを利用している場合に、動作が重くなる原因として共有フォルダがあります。
共有フォルダの入力内容を削除せずにそのまま使い続けると、当然、データ量が膨大になります。Office365の環境でoutlookを使用する場合、インターネット経由でデータをやりとりしますし、キャッシュモードを有効にしておくと、ローカルに数ギガのデータを保持する場合もあります。
そこで、予定表の同期がうまく行かない場合に、以下のような情報がありました。
【質問一部抜粋】
AユーザーにBユーザーが編集できる権限を持って、登録を行ったが、Aユーザーの予定表に反映されなかった
といった事象が1件発生したため（すべての予定ではなく、1件の予定のみ）、以下の情報を確認しました。
■ 他のユーザーの予定表を表示するのが遅い
https://blogs.technet.microsoft.com/outlooksupportjp/2015/11/04/976/
そこで、共有フォルダのダウンロードをオフ の設定を検討し、情報を確認しました。
（共有フォルダは使用していません）
■ Exchange キャッシュモードとオンラインモードのメリット・デメリット/[共有フォルダーをダウンロード] のメリット・デメリット
https://blogs.technet.microsoft.com/outlooksupportjp/2015/07/07/exchange-12487/
しかし、この中のデメリットに「予定表に多数のユーザーが登録されていない場合」とありますが、
Bユーザーの予定表には数名のユーザーしか登録されていません。
デメリット
・予定表に多数のユーザーが登録されていない場合は、[共有フォルダーをダウンロード] がオンの場合に比べてユーザーの操作が遅くなる。
・ネットワークに接続していない場合は、他のユーザーのデータを参照できない。
共有フォルダーのダウンロードをオフにすることで、同期はスムーズにいくのでしょうか。
環境：Outlook2010
【回答】
現在発生している事象が Outlook のキャッシュ モードの同期の問題の場合、共有フォルダのダウンロードの設定変更にて改善することが期待されます。
Outlook をキャッシュ モードを設定しない場合、もしくは Outlook on the Web から参照した場合には問題が発生しない場合、キャッシュ モードの同期に時間がかかっている可能性がありますので共有フォルダのダウンロードを無効にすることでの動作をご確認ください。
一方、Outlook のキャッシュ モード オフの状態などでも事象が発生する場合、キャッシュへの同期の問題ではない事象の可能性が考えられます。その場合は共有フォルダのダウンロードの設定での改善は期待できないものとなります。
【切り分け】
問題の切り分けとして、一度、共有フォルダのダウンロードの設定変更でオフにして様子を見るというのが一つですね。
後、予定表の古い情報を削除するのもいいかもしれません。
【予定表アイテムを整理する】
整理では、データ ファイルのアイテムを削除しますが、最初に別の Outlook データ ファイルにアイテムのバックアップを作成します。指定された間隔で古いアイテムの整理を自動的に実行するように Outlook を構成することも、アイテムを手動で整理することもできます。
①[ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックします。
②[このフォルダとすべてのサブフォルダのアイテムを整理する] をクリックします。
既定の予定表の下に他の予定表を作成した場合は、この設定ですべての予定表のアイテムが整理されます。
③フォルダ一覧で、[予定表] フォルダを選択します。
④[以下の日付より古いアイテムを対象とする] ボックスの一覧で、適切な日付を選択します。すべてのアイテムを整理するには、将来の日付を選択します。
⑤[自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにします。
このチェック ボックスをオンにすると、自動処理の例外として指定したアイテムを含むすべてのアイテムが整理されます。
⑥整理用のファイルを保存する場所を受け入れるか、または別のフォルダを参照してファイル名を指定できます。
注: 後で必要に応じて簡単に検索できるように、この場所を記録しておくことをお勧めします。
⑦[OK] をクリックします。
整理が開始されます。Outlook のステータス バーには、[保存中] メニューが表示されます。[保存中] をクリックすると、実行中の整理を取り消すオプションが表示されます。その時点までに既に整理されたアイテムは、整理用のファイルに残ります。
1. 選択したフォルダ内のすべてのアイテムとサブフォルダ内のアイテムが整理の対象となります。
2. 予定表アイテムの場合は [予定表] をクリックします。
3. すべてのアイテムを整理するには、将来の日付を選択します。
4. [自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェック ボックスをオンにした場合は、例外なくすべてのアイテムが整理されます。
5. 整理用のファイルを保存する場所。
【予定表のすべてのアイテムを削除する】
削除では、バックアップを作成せずに、データ ファイルのすべてのアイテムが削除されます。
警告: 次の手順では、予定表に自動的に追加された祝日を含む、予定表内のすべてのアイテムが削除されます。これらの手順で削除された祝日は再追加または削除できますが、他のアイテムは復元できません。祝日の追加に関する詳細な情報へのリンクについては、[関連項目] を参照してください。
①[ナビゲーション ウィンドウ] の [予定表] をクリックします。
②[表示] メニューの [現在のビュー] をポイントし、[分類項目別] をクリックします。
③[分類項目: (なし)] をクリックし、Ctrl キーを押しながら A キーを押します。
④一覧内のすべてのアイテムが選択されます。
⑤Del キーを押します。
